Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 9 МАРТА 1971 Выпуск II | Усадьба Сент-Хилл, Ист-Гринстед, Сассекс ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО ОХС ПО ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ПОЛИТИКЕ ОТ 9 МАРТА 1971 Выпуск II |
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОСТОВ НА ОРГСХЕМЕ | ЗАПОЛНЕНИЕ ПОСТОВ НА ОРГСХЕМЕ |
Скрытым источником неприятностей в любой организации является неграмотное заполнение постов на оргсхеме. | Скрытым источником неприятностей в любой организации является неграмотное заполнение постов на оргсхеме. |
Это выглядит очень просто. И это на самом деле очень просто. Тем не менее может произойти бесконечное множество ошибок, которые приводят к гораздо большим проблемам в организации, чем можно было бы себе вообразить, если только вы не видели это собственными глазами. | Это выглядит очень просто. И это на самом деле очень просто. Тем не менее может произойти бесконечное множество ошибок, которые приводят к гораздо большим проблемам в организации, чем можно было бы себе вообразить, если только вы не видели это собственными глазами. |
Первая и самая грубая ошибка – это полное отсутствие оргсхемы. | Первая и самая грубая ошибка – это полное отсутствие оргсхемы. |
Вторая ошибка – это оргсхема, на которой не указаны посты, которые должны быть заняты. | Вторая ошибка – это оргсхема, на которой не указаны посты, которые должны быть заняты. |
Третья – это постановка на каждый значительный и незначительный пост на оргсхеме отдельного сотрудника, исходя из той теории, что если на оргсхеме указан пост, то на него должен быть кто нибудь назначен. | Третья – это постановка на каждый значительный и незначительный пост на оргсхеме отдельного сотрудника, исходя из той теории, что если на оргсхеме указан пост, то на него должен быть кто нибудь назначен. |
Четвёртая – это ситуация, когда руководитель держит сверху несколько постов, каждый из которых требует постоянного внимания. | Четвёртая – это ситуация, когда руководитель держит сверху несколько постов, каждый из которых требует постоянного внимания. |
Пятая – назначение на пост без учёта объёма работы. | Пятая – назначение на пост без учёта объёма работы. |
Предположим, вы отдаёте приказ «создать ОХС». Назначен секретарь местного ОХС, и ему отдан этот приказ. Проходят дни, недели, месяцы – ОХС нет. Организация разваливается: нет секции этики, коммуникация отсутствует, не производится набор персонала, не соcтавляются шляпы и по ним не проводятся проверки. Вы направляете в ОХС десять сотрудников. Вы снимаете секретаря местного ОХС и ставите на его пост другого. Никакого результата. | Предположим, вы отдаёте приказ «создать ОХС». Назначен секретарь местного ОХС, и ему отдан этот приказ. Проходят дни, недели, месяцы – ОХС нет. Организация разваливается: нет секции этики, коммуникация отсутствует, не производится набор персонала, не соcтавляются шляпы и по ним не проводятся проверки. Вы направляете в ОХС десять сотрудников. Вы снимаете секретаря местного ОХС и ставите на его пост другого. Никакого результата. |
Наконец тайное становится явным. Никто в ОХС не знает, как заполнять посты на оргсхеме ОХС и тем более – на оргсхеме всей организации. | Наконец тайное становится явным. Никто в ОХС не знает, как заполнять посты на оргсхеме ОХС и тем более – на оргсхеме всей организации. |
Вы смотрите на это. Вы видите, что восемь ключевых постов не заполнены, на лёгких постах находится по двое сотрудников и двое делят между собой семь постов, требующих работы в течение полного рабочего дня. | Вы смотрите на это. Вы видите, что восемь ключевых постов не заполнены, на лёгких постах находится по двое сотрудников и двое делят между собой семь постов, требующих работы в течение полного рабочего дня. |
Вы видите сотрудников, которые носятся по организации в сумасшедшем темпе, очевидно пытаясь управиться со срочными требованиями остальных подразделений возмущённой организации. | Вы видите сотрудников, которые носятся по организации в сумасшедшем темпе, очевидно пытаясь управиться со срочными требованиями остальных подразделений возмущённой организации. |
И вы обнаруживаете, что даже после нескольких месяцев долгой и упорной работы и настойчивых требований ОХС так никогда и не был сформирован. | И вы обнаруживаете, что даже после нескольких месяцев долгой и упорной работы и настойчивых требований ОХС так никогда и не был сформирован. |
Никто не заполнял посты правильно. Никто не ошляпивал сотрудников ОХС. Никто из них вообще не читал основной шляпы штатного сотрудника, не говоря уже о выполнении ими своих обязанностей. | Никто не заполнял посты правильно. Никто не ошляпивал сотрудников ОХС. Никто из них вообще не читал основной шляпы штатного сотрудника, не говоря уже о выполнении ими своих обязанностей. |
В чём же заключается «почему»? | В чём же заключается «почему»? |
В полном незнании того, как заполнять посты на оргсхеме, даже для ОХС. | В полном незнании того, как заполнять посты на оргсхеме, даже для ОХС. |
Так что будьте осторожны. Заполнение постов на оргсхеме и ошляпливание сотрудников отделения кажется делом очень простым, и вы полагаете, что сделать это может любой. Совершенно неоправданное предположение. | Так что будьте осторожны. Заполнение постов на оргсхеме и ошляпливание сотрудников отделения кажется делом очень простым, и вы полагаете, что сделать это может любой. Совершенно неоправданное предположение. |
И если вы не знаете, что это «почему» (будучи до идиотизма простым) может действительно иметь место, то вы можете совершенно упустить из виду построение ОХС и, таким образом, построение организации. | И если вы не знаете, что это «почему» (будучи до идиотизма простым) может действительно иметь место, то вы можете совершенно упустить из виду построение ОХС и, таким образом, построение организации. |
Пример: неработающая секция мимеографирования. На оргсхеме секции ука заны «брошюровщик» и «ответственный за мимеофайлы». А где же вы возьмёте то, что надо брошюровать или помещать в файлы? | Пример: неработающая секция мимеографирования. На оргсхеме секции ука заны «брошюровщик» и «ответственный за мимеофайлы». А где же вы возьмёте то, что надо брошюровать или помещать в файлы? |
Пример: в секции ошляпливания все посты заполнены. Но в секции компиляции шляп нет никого. И откуда же секция ошляпливания собирается получать какие либо шляпы, чтобы их выдавать или делать по ним проверки? | Пример: в секции ошляпливания все посты заполнены. Но в секции компиляции шляп нет никого. И откуда же секция ошляпливания собирается получать какие либо шляпы, чтобы их выдавать или делать по ним проверки? |
Пример: секцию статистик, пост администратора по этике и секцию инспекций держит сверху вышестоящий начальник, а в подсекторе этических файлов полное время работает один сотрудник. | Пример: секцию статистик, пост администратора по этике и секцию инспекций держит сверху вышестоящий начальник, а в подсекторе этических файлов полное время работает один сотрудник. |
Такие странности в оргсхеме приводят к следующему. | Такие странности в оргсхеме приводят к следующему. |
Одна организация, со штатом 105 человек, зарабатывает 5 000 долларов в месяц. А другая организация, со штатом 28 человек, зарабатывает 25 000 долларов в месяц. И дело не в том, что сотрудники в первой организации ленивы. Просто её оргсхема заполнена довольно глупо, и её ОХС достаточно глуп, чтобы перегрузить четыре поста и недостаточно нагрузить остальные. | Одна организация, со штатом 105 человек, зарабатывает 5 000 долларов в месяц. А другая организация, со штатом 28 человек, зарабатывает 25 000 долларов в месяц. И дело не в том, что сотрудники в первой организации ленивы. Просто её оргсхема заполнена довольно глупо, и её ОХС достаточно глуп, чтобы перегрузить четыре поста и недостаточно нагрузить остальные. |
Одиторы НЦХ, в котором их 13 человек, производят за неделю по 4,5 часа хорошо проведённого одитинга каждый. Пост начальника отдела процессинга держит сверху секретарь технического отделения, который обучает ещё и четыре курса. Кейс-супервайзер одновременно является секретарём отделения квали фикации. Секции креминга не существует. В отделе сертификатов и наград шесть сотрудников. История «с бородой»? В тот самый момент, когда я пишу эти строки, такова ситуация в одной из организаций. «Почему» заключается в отсутствии ОХС, а «почему» отсутствия ОХС заключается в том, что никто в ОХС не знает, как заполнять посты на собственной оргсхеме, не говоря уже об оргсхемах технического и квалификационного отделений! | Одиторы НЦХ, в котором их 13 человек, производят за неделю по 4,5 часа хорошо проведённого одитинга каждый. Пост начальника отдела процессинга держит сверху секретарь технического отделения, который обучает ещё и четыре курса. Кейс-супервайзер одновременно является секретарём отделения квали фикации. Секции креминга не существует. В отделе сертификатов и наград шесть сотрудников. История «с бородой»? В тот самый момент, когда я пишу эти строки, такова ситуация в одной из организаций. «Почему» заключается в отсутствии ОХС, а «почему» отсутствия ОХС заключается в том, что никто в ОХС не знает, как заполнять посты на собственной оргсхеме, не говоря уже об оргсхемах технического и квалификационного отделений! |
Могут происходить и менее очевидные вещи. | Могут происходить и менее очевидные вещи. |
Все эти данные сообщаются вам для того, чтобы вы могли понять, что есть кое что, что следует знать на предмет оргсхем и заполнения постов на них. | Все эти данные сообщаются вам для того, чтобы вы могли понять, что есть кое что, что следует знать на предмет оргсхем и заполнения постов на них. |
Лучший способ узнать всё о заполнении оргсхемы – это поработать некоторое время в соответствующем отделении или отделе и на реальном опыте узнать, какова рабочая нагрузка на различных постах. Тогда вы узнаете, шляпы каких из них можно объединить с двумя другими и на каком посту сотрудник должен иметь только одну шляпу. | Лучший способ узнать всё о заполнении оргсхемы – это поработать некоторое время в соответствующем отделении или отделе и на реальном опыте узнать, какова рабочая нагрузка на различных постах. Тогда вы узнаете, шляпы каких из них можно объединить с двумя другими и на каком посту сотрудник должен иметь только одну шляпу. |
Пост, который слишком перегружен работой, опустеет. Отдел, который слишком перегружен работой и в котором слишком мало персонала, опустеет. Отделение, которое слишком перегружено работой, опустеет. | Пост, который слишком перегружен работой, опустеет. Отдел, который слишком перегружен работой и в котором слишком мало персонала, опустеет. Отделение, которое слишком перегружено работой, опустеет. |
Дезорганизация отделения, его линий и функций приведёт к тому, что в нём не будет персонала. | Дезорганизация отделения, его линий и функций приведёт к тому, что в нём не будет персонала. |
Пост, нагрузка в котором слишком мала, станет источником неприятностей. Отдел, нагрузка в котором слишком мала, будет в расстройстве. Отделение, нагрузка в котором слишком мала, будет ворчать и опустеет. Что, вы в это не верите? Боевой дух зависит от достижений. | Пост, нагрузка в котором слишком мала, станет источником неприятностей. Отдел, нагрузка в котором слишком мала, будет в расстройстве. Отделение, нагрузка в котором слишком мала, будет ворчать и опустеет. Что, вы в это не верите? Боевой дух зависит от достижений. |
ОСНОВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ШАГ ПЕРВЫЙ | ОСНОВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ШАГ ПЕРВЫЙ |
Для той части организации, в которой должны быть произведены назначения на посты, подготавливается доска, чтобы повесить её на таком месте, где её можно было бы ВИДЕТЬ. Это может быть и просто оргсхема на большом листе бумаги, или оргсхема с бумажными ярлычками, приклеенная на фанерный щит, или полная оргсхема из пластика фирмы «Формайка» и с надписями, выдавленными на клейкой ленте. Обычно оргсхема начинается с имён и линий коммуникации на большом листе бумаги, затем она превращается в оргсхему с бумажными ярлычками, и однажды она становится полной оргсхемой, выполненной из пластика «Формайка». | Для той части организации, в которой должны быть произведены назначения на посты, подготавливается доска, чтобы повесить её на таком месте, где её можно было бы ВИДЕТЬ. Это может быть и просто оргсхема на большом листе бумаги, или оргсхема с бумажными ярлычками, приклеенная на фанерный щит, или полная оргсхема из пластика фирмы «Формайка» и с надписями, выдавленными на клейкой ленте. Обычно оргсхема начинается с имён и линий коммуникации на большом листе бумаги, затем она превращается в оргсхему с бумажными ярлычками, и однажды она становится полной оргсхемой, выполненной из пластика «Формайка». |
ШАГ ВТОРОЙ | ШАГ ВТОРОЙ |
Удостоверяются, что основные действительно выполняемые функции каждого отдела указаны на оргсхеме в виде соответствующих названий постов. | Удостоверяются, что основные действительно выполняемые функции каждого отдела указаны на оргсхеме в виде соответствующих названий постов. |
ШАГ ТРЕТИЙ | ШАГ ТРЕТИЙ |
Затем посты распределяются среди конкретных людей в зависимости от нагрузки. Три поста с небольшой нагрузкой составляют один пост, и на каждом из них проставляется имя одного и того же человека. Пост с большой нагрузкой занимает один сотрудник. Сотрудник на посту со средней нагрузкой занимает ещё и какой-то лёгкий пост. | Затем посты распределяются среди конкретных людей в зависимости от нагрузки. Три поста с небольшой нагрузкой составляют один пост, и на каждом из них проставляется имя одного и того же человека. Пост с большой нагрузкой занимает один сотрудник. Сотрудник на посту со средней нагрузкой занимает ещё и какой-то лёгкий пост. |
ШАГ ЧЕТВЁРТЫЙ | ШАГ ЧЕТВЁРТЫЙ |
Сотрудник отвечает за все функции, расположенные на оргсхеме под его именем. Так и следует заполнять посты на оргсхеме. Проверьте и откорректируйте порядок следования постов, чтобы так оно и было. | Сотрудник отвечает за все функции, расположенные на оргсхеме под его именем. Так и следует заполнять посты на оргсхеме. Проверьте и откорректируйте порядок следования постов, чтобы так оно и было. |
ШАГ ПЯТЫЙ | ШАГ ПЯТЫЙ |
Все функции, выполнение которых необходимо для производства продуктов отделения и организации, должны быть названы на оргсхеме, неважно, сколько персонала у вас в штате. Проверьте, исходя из продукта. | Все функции, выполнение которых необходимо для производства продуктов отделения и организации, должны быть названы на оргсхеме, неважно, сколько персонала у вас в штате. Проверьте, исходя из продукта. |
ШАГ ШЕСТОЙ | ШАГ ШЕСТОЙ |
В маленькой организации, где движение невелико, несколько человек занимают все посты. Однако они поставлены на посты. По мере развития, туда, где имеется перегрузка, добавляются сотрудники, которые, в свою очередь, имеют по много постов каждый. Проверьте, чтобы рабочая нагрузка распределялась правильно, чтобы она не была слишком маленькой или слишком большой. | В маленькой организации, где движение невелико, несколько человек занимают все посты. Однако они поставлены на посты. По мере развития, туда, где имеется перегрузка, добавляются сотрудники, которые, в свою очередь, имеют по много постов каждый. Проверьте, чтобы рабочая нагрузка распределялась правильно, чтобы она не была слишком маленькой или слишком большой. |
ШАГ СЕДЬМОЙ | ШАГ СЕДЬМОЙ |
Постарайтесь, чтобы отделения не пересекались (не назначайте одного человека в два различных отделения). По мере того как ваша организация растёт, постарайтесь, чтобы не пересекались отделы. По возможности исправляйте ситуацию. | Постарайтесь, чтобы отделения не пересекались (не назначайте одного человека в два различных отделения). По мере того как ваша организация растёт, постарайтесь, чтобы не пересекались отделы. По возможности исправляйте ситуацию. |
ШАГ ВОСЬМОЙ | ШАГ ВОСЬМОЙ |
‚€ Њ“ ”ї‘Ш•я Њ ђ€ѕЉћЋ •” ст. Это означает, что человек, занимающий пять постов, имеет пять различных шляп, по которым он полностью прошёл проверку! | ‚€ Њ“ ”ї‘Ш•я Њ ђ€ѕЉћЋ •” ст. Это означает, что человек, занимающий пять постов, имеет пять различных шляп, по которым он полностью прошёл проверку! |
ШАГ ДЕВЯТЫЙ | ШАГ ДЕВЯТЫЙ |
Проводите китайскую школу со всеми сотрудниками. | Проводите китайскую школу со всеми сотрудниками. |
ШАГ ДЕСЯТЫЙ | ШАГ ДЕСЯТЫЙ |
Определите потоки людей и частиц с помощью имитационного прогона и в соответствии с этим расположите рабочее пространство. | Определите потоки людей и частиц с помощью имитационного прогона и в соответствии с этим расположите рабочее пространство. |
ШАГ ОДИННАДЦАТЫЙ | ШАГ ОДИННАДЦАТЫЙ |
Обеспечьте каждый пост коммуникационными корзинами. | Обеспечьте каждый пост коммуникационными корзинами. |
ШАГ ДВЕНАДЦАТЫЙ | ШАГ ДВЕНАДЦАТЫЙ |
ОТКРОЙТЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ. | ОТКРОЙТЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ. |
ШАГ ТРИНАДЦАТЫЙ | ШАГ ТРИНАДЦАТЫЙ |
УЛУЧШАЙТЕ ОРГСХЕМУ С УЧЁТОМ ПРИОБРЕТАЕМОГО ОПЫТА. | УЛУЧШАЙТЕ ОРГСХЕМУ С УЧЁТОМ ПРИОБРЕТАЕМОГО ОПЫТА. |
Вот и всё! Подведём итоги: | Вот и всё! Подведём итоги: |
Отдан приказ о формировании ОХС. | Отдан приказ о формировании ОХС. |
Составлена оргсхема ОХС в соответствии с оргполитикой, приведённой выше, и в соответствии со всеми моделями, имеющимися в оргполитике. | Составлена оргсхема ОХС в соответствии с оргполитикой, приведённой выше, и в соответствии со всеми моделями, имеющимися в оргполитике. |
Вы заполняете каждый пост на этой оргсхеме именем сотрудника, даже если одно имя будет встречаться на оргсхеме пять раз. | Вы заполняете каждый пост на этой оргсхеме именем сотрудника, даже если одно имя будет встречаться на оргсхеме пять раз. |
Ошляпливание по каждому посту проводится отдельно. Это может привести к тому, что один человек будет иметь полдюжины шляп. Вы предоставляете рабочее пространство и необходимое для работы оборудование. | Ошляпливание по каждому посту проводится отдельно. Это может привести к тому, что один человек будет иметь полдюжины шляп. Вы предоставляете рабочее пространство и необходимое для работы оборудование. |
Вы предоставляете коммуникационные корзины для каждой шляпы (а не один комплект на сотрудника). | Вы предоставляете коммуникационные корзины для каждой шляпы (а не один комплект на сотрудника). |
Вы вырабатываете линии потоков движения, людей, посланий и всего остального с помощью ИМИТАЦИОННОГО ПРОГОНА, действительно посылая по линиям частицы и людей. | Вы вырабатываете линии потоков движения, людей, посланий и всего остального с помощью ИМИТАЦИОННОГО ПРОГОНА, действительно посылая по линиям частицы и людей. |
Вы размещаете столы и (или) рабочие места в соответствии с потоками. | Вы размещаете столы и (или) рабочие места в соответствии с потоками. |
Вы проводите персоналу отделения китайскую школу по его собственной оргсхеме, по тому, у кого какие шляпы и какая работа относится к этим шляпам. | Вы проводите персоналу отделения китайскую школу по его собственной оргсхеме, по тому, у кого какие шляпы и какая работа относится к этим шляпам. |
Затем вы открываете деятельность ОХС. | Затем вы открываете деятельность ОХС. |
Вы НЕ пытаетесь до бесконечности управиться с делами. Вы НЕ оставляете ОХС наполовину сформированным, наполовину ошляпленным; вы не оставляете его в замешательстве и совершающим глупые ошибки. Почему? Да потому что, стоя на зыбучем песке, вы не сможете поднять тяжёлого камня. | Вы НЕ пытаетесь до бесконечности управиться с делами. Вы НЕ оставляете ОХС наполовину сформированным, наполовину ошляпленным; вы не оставляете его в замешательстве и совершающим глупые ошибки. Почему? Да потому что, стоя на зыбучем песке, вы не сможете поднять тяжёлого камня. |
Поэтому, если у вас ОХС не сформирован полностью, то это подразделение просто утонет в спешке и неразберихе; и у вас будет, скажем, 105 штатных сотрудников и никакого продукта, и вы будете недоумевать: «Почему? Почему? Почему?» Но у нас есть ОХС. И в нём – лихорадочная деятельность. | Поэтому, если у вас ОХС не сформирован полностью, то это подразделение просто утонет в спешке и неразберихе; и у вас будет, скажем, 105 штатных сотрудников и никакого продукта, и вы будете недоумевать: «Почему? Почему? Почему?» Но у нас есть ОХС. И в нём – лихорадочная деятельность. |
Но если вы правильно построите ОХС и будете преобразовывать его каждый раз, когда его будет шатать, то ОХС тогда создаст целую организацию. | Но если вы правильно построите ОХС и будете преобразовывать его каждый раз, когда его будет шатать, то ОХС тогда создаст целую организацию. |
Как же её создать? | Как же её создать? |
Берите отдел за отделом и делайте то же самое, что и при построении ОХС. Продукты ОХС, такие, как персонал, шляпы, ошляпленные штатные сотрудники, контроль персонала, коммуникационные корзины, линии публики, статистики и введённая этика, а также многое другое, что составляет построение, – всё это является частью продукта 1. | Берите отдел за отделом и делайте то же самое, что и при построении ОХС. Продукты ОХС, такие, как персонал, шляпы, ошляпленные штатные сотрудники, контроль персонала, коммуникационные корзины, линии публики, статистики и введённая этика, а также многое другое, что составляет построение, – всё это является частью продукта 1. |
Таким образом вы начинаете строить построение, заполняя оргсхему. И первой оргсхемой является оргсхема ОХС. | Таким образом вы начинаете строить построение, заполняя оргсхему. И первой оргсхемой является оргсхема ОХС. |
В действительности это простое действие. Но, как и во многих других простых действиях, здесь может появиться ужасное количество искажений, «знаю всё лучше всех» и пропущенных действий. | В действительности это простое действие. Но, как и во многих других простых действиях, здесь может появиться ужасное количество искажений, «знаю всё лучше всех» и пропущенных действий. |
Как при наличии только нескольких сотрудников, так и при большом штате первым действием по формированию организации является заполнение постов на оргсхеме. Начиная с этого момента вы можете добиваться успехов. Если оргсхема заполнена правильно и если шляпы действительно указаны на ней и предоставлены, если по ним проведена проверка и относящиеся к ним обязанности выполняют. | Как при наличии только нескольких сотрудников, так и при большом штате первым действием по формированию организации является заполнение постов на оргсхеме. Начиная с этого момента вы можете добиваться успехов. Если оргсхема заполнена правильно и если шляпы действительно указаны на ней и предоставлены, если по ним проведена проверка и относящиеся к ним обязанности выполняют. |
ОСНОВАТЕЛЬ | ОСНОВАТЕЛЬ |